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Ci sono 10 attività che ti stanno facendo perdere tempo: eliminiamole e riprenderemo il controllo delle nostre giornate, no, non sono necessariamente le attività a cui tutti potremmo pensare…

“Ami la vita? Allora non perdere tempo, perché è la sostanza
di cui la vita è fatta”

(B. Franklin)

Ogni giorno, infatti, in media:

• Controlliamo il nostro smartphone per ben 85 volte.

•  Trascorriamo 317 minuti davanti ad uno schermo (TV, laptop, smartphone e tablet).

•  Sprechiamo più di 2,72 ore lavorative in distrazioni.

•  Impieghiamo 23 minuti e 15 secondi per ritrovare il focus ogni volta che ci distraiamo.

Da anni mi professo personalmente di essere un grande fan della dieta mediatica… e a leggere queste statistiche, sembrerebbe proprio che eliminare le distrazioni, soprattutto quelle “digitali”, potrebbe essere la risposta definitiva per non perdere tempo in ufficio e all’università… Ma siamo davvero sicuri che diventare dei robottini super-disciplinati, sia l’unico modo per non sciupare il nostro tempo? Provate a pensarci …se paradossalmente lavorassimo tutto il giorno, senza la minima distrazione, ma sulle attività sbagliate, non staremmo forse sprecando la nostra vita lavorativa (e non solo)? Ecco perché qui oggi voglio proporvi un approccio alternativo alla gestione del tempo. Non l’ennesima tecnica di time management riproposta in 1.000 salse diverse, ma una visione strategica che vi aiuterà a riprendere il controllo delle vostre giornate e a smettere di perdere tempo inutilmente… “Le persone pensano che avere focus significhi dire ‘Sì’ a ciò su cui vuoi concentrarti. Ma non è affatto vero. Avere focus significa dire ‘No’ alle altre 100 attività che potremmoi fare. Dobbiamo scegliere con estrema cura. Essere orgogliosi delle cose a cui abbiamo detto ‘No’, come di quelle a cui abbiamo detto ‘Sì’.

“L’innovazione sta proprio nel dire ‘No’ a 1.000 altre idee”

(Steve Jobs)

Avere focus significa dire ‘No’. E farlo costantemente e con assertività è uno di quei tratti caratteriali che richiedono un’intera vita per essere sviluppati. Eccole allora le attività di cui dovete sbarazzarvi immediatamente se volete smettere di perdere tempo. Le ha elegantemente elencate per noi Richard Koch, autore del libro “Il principio 80/20: il segreto per ottenere di più con meno.“

1. Le attività che gli altri vogliono costringerti a fare. Senso di colpa. Senso del dovere. Senso di responsabilità. Scegliete il vostro “senso” preferito e… liberatevene, perché vi sta facendo perdere un mare di tempo. No, sul serio, pensate a tutte quelle attività che vi sentite obbligati a fare, ma che in realtà in nessun modo contribuiscono a farvi raggiungere i vostri obiettivi o a rendervi più felici. Sì, sapete bene di cosa sto parlando: parlo di tutte quelle attività che gli altri (colleghi, amici, parenti, etc.) vi scaricano addosso come sacchi dell’immondizia e di cui voi vi occupate diligentemente per quieto vivere o per elemosinare qualche pacca sulla spalla. Ho uno scoop per Voi/te! Fare lo zerbino è un modo “malato” per ottenere l’apprezzamento degli altri. Se volete essere davvero rispettati, ma soprattutto se volete rispettare il vostro tempo, imparate a dire ‘No’, con gentilezza e fermezza, a questi “sacchi dell’immondizia” che vi vengono continuamente lanciati addosso.

“Credi in te stesso. Gli unici ad apprezzare uno zerbino sono quelli con le scarpe sporche”

                                                               (L. Buscaglia)

2. Le attività che sono sempre state fatte così. Ogni volta che avete un dubbio sul perché sia necessario fare una certa attività e vi viene risposto “perché è sempre stato fatto così“ SCAPPATE! Scherzi a parte, spesso siamo noi stessi a cadere in questa pericolosa trappola. Ci abituiamo a fare le cose in un certo modo e insistiamo a sprecare tempo ed energie pur di non dover accendere il cervello per un minuto e pensare ad un modo innovativo per ottenere di più con minori sforzi. Il rischio è quello di perdere tempo a spingere un… “carro antico e pesante come avesse le ruote …quadrate.“

3. Le attività per cui non siete portati. Conoscete la parabola dei talenti? Un ricco commerciante parte per un viaggio e affida i suoi beni ai suoi servi. A un servo dà cinque talenti, al secondo due talenti e al terzo un talento. I primi due investono i propri talenti e riescono a raddoppiarne il valore; il terzo, invece, temendo di perdere il proprio talento, lo sotterra. Al suo ritorno, il padrone elogia pubblicamente l’operato dei primi due servi e condanna, invece, il comportamento dell’ultimo. Smettetela di perdere tempo su attività su cui siete negati! Dissotterrate il vostro talento e iniziate ad usarlo. Questa è l’unica maniera per moltiplicarne il valore e moltiplicare il vostro tempo.

4. Le attività che non ami fare.

“Sceglierò sempre un pigro per fare un lavoro difficile, perché troverà sempre un modo facile per farlo”

(Bill Gates)

Ah! vi ho visto!

Avete avuto un fremito di piacere appena avete letto questo quarto punto, ammettetelo!

Prima di mettervi beatamente a “cazzeggiare”, leggete attentamente qui: “per ottenere ciò che ami, dovrai sempre sorbirti una dose di attività che odierai.” Sarà sempre così. Questo però non significa che dovretei farne più del necessario. Ogni volta che incontrerete sul percorso verso i vostri sogni attività che non amate fare, chiedetevi: Posso evitarla? Posso eliminarla? Posso delegarla? Se la risposta è ‘No’ a tutte e tre le domande, ingoiate il rospo e affrontatela subito.

5. Le attività che vengono interrotte di continuo. 23 minuti e 15 secondi. Vorrei che rileggeste questo dato con particolare attenzione. Come abbiamo visto nell’introduzione dell’articolo, infatti, serve quasi mezz’ora per ritrovare il giusto focus dopo ogni interruzione… Ridurre al minimo le interruzioni e lavorare in maniera continuativa e focalizzata è dunque uno dei migliori metodi in assoluto per non perdere tempo.

Vediamo quali sono le altre 5 attività di cui dovete sbarazzarvi immediatamente per non sprecare il vostro tempo. Continuate a leggere…

6. Le attività di cui non frega niente a nessuno. Amate fare i “fiocchetti rosa ai maiali?” Smettetela… sul serio. Essere perfezionisti è uno di quei difetti di cui, sotto sotto, andiamo orgogliosi. Ogni volta che ne abbiamo occasione infiliamo nei discorsi frasi del tipo: “eh, sai, sono un perfezionista!“ condite da una finta aria contrita. La verità è che essere dei dannati perfezionisti, non solo ci fa perdere tempo, ma di fatto è una delle cause principali dei treni persi nella nostra vita e del nostro potenziale inespresso. Smettetela di farvi le “pippe mentali” su attività di cui non frega niente a nessuno: andate al punto, concentratevi sull’essenziale, investite il vostro tempo sulle vere priorità.

Ps. Se siete consapevoli di quanto il vostro perfezionismo vi stia limitando, trovate tre strategie per liberarvene in questo articolo…

7. Le attività che hanno già richiesto il doppio del tempo previsto.

“Molti si intestardiscono a proseguire lungo la via scelta, perdendo di vista il loro obiettivo”

(Friedrich Nietzsche)

Mai sentito parlare di “fallacia dei costi irrecuperabili” (sunk cost fallacy)? Si tratta di un bias cognitivo che ci spinge a continuare ad investire nelle cause perse. Quando impegniamo energie, tempo e soldi su uno specifico progetto e questo va male, siamo riluttanti ad abbandonarlo. Ci ritroviamo così ad investire ancora più risorse, accumulando ancora più perdite.  Un esempio semplicissimo?! Pensa a tutte le volte in cui hai continuato a guardare un film pessimo: “Ma sì, ormai lo finisco di vedere questo filmaccio, tanto ormai ne ho già visto un’ora!”. Se vuoi davvero riprendere il controllo delle tue giornate e smettere definitivamente di perdere tempo, impara a tagliare le perdite senza pietà. Datti una precisa scadenza e se ti accorgi che le attività pianificate stanno richiedendo troppo tempo e non ti stanno dando i risultati sperati, fermati immediatamente e riprova con una nuova strategia. Ps. Guai ad usare questa cosa come una scusa! Quando parlo di “precisa scadenza”, non intendo… 2 giorni! Ho parlato degli “esperimenti a tempo” che dire …un anno epico?

8. Le attività che avete delegato a collaboratori sbagliati. Il punto 8 è un po’ diverso dagli altri.

Il problema qui non sono le attività in sé, ma piuttosto i collaboratori che scegliamo per raggiungere i nostri obiettivi. Quando iniziamo a delegare alcune attività, è del tutto naturale che impiegheremo più tempo a spiegarle ai nostri collaboratori, piuttosto che a farle noi stessi. È fondamentale resistere a questo impulso e continuare a formare i nostri collaboratori, finché non saranno in grado di svolgere quelle attività meglio di noi. Allo stesso tempo però, se non investiamo energie nella scelta e nella formazione dei nostri collaboratori, il rischio è quello di trovarci, anche dopo mesi, a sprecare più tempo del necessario sulle attività delegate. Occhio: questo punto può farvi fare il salto di qualità o farvi rimanere dei professionista/imprenditore di seconda categoria.

9. Le attività facilmente automatizzabili. Quando furono inventati i primi personal computer, si diffuse la convinzione che l’orario di lavoro si sarebbe ridotto sensibilmente e gli impiegati avrebbero avuto molto più tempo libero a loro disposizione. Non è andata esattamente così.

Da una parte i dispositivi digitali stanno succhiando sempre di più la nostra attenzione e, dall’altra, essendo sempre connessi, di fatto l’orario di lavoro si è espanso, perdendo i suoi naturali confini. Questo però non significa che non possiamo utilizzare le tecnologie digitali per quello che era il loro scopo iniziare: automatizzare le attività ripetitive. Personalmente sono un grande fan (e utilizzatore) di servizi come IFTTT e ogni volta che mi ritrovo a fare la stessa attività per più di volte di seguito, mi chiedo: come posso automatizzarla?

10. Rispondere ai messaggi.

Nell’elenco originale, la decima attività (inutile) inserita da Koch è: “rispondere al telefono.“ Considerando che il libro è stato pubblicato per la prima volta nel 1997, mi sono permesso di aggiornarla con un più generico “rispondere ai messaggi” (email, whatsapp, messaggi vocali, etc.).  Dovete infatti prendere consapevolezza che il vostro tempo va difeso ad ogni costo e se permettete ad una qualsiasi notifica di dettare la vostra agenda, sarete condannati a vivere la vostra/tua vita alla mercé delle priorità altrui.

Come non perdere tempo: conclusioni. Mi auguro che questo articolo vi convinca finalmente ad eliminare o ridurre drasticamente le 10 attività succhia-tempo per eccellenza che abbiamo appena visto…

E’ sempre tempo di Coaching!”

se hai domande o riflessioni da fare, ti invito a lasciare un commento a questo post: sarò felice di risponderti oppure: prendi appuntamento per una sessione di coaching gratuita