David Allen e la gestione del tempo: “La Regola Dei Due Minuti”

Ieri vi ho già parlato del libro “Getting Things Done” di Allen: utile per capire quanto si può gestire il tempo, ma forse troppo complicato da gestire per molti di noi a partire dal sottoscritto: ci sono però alcune cose davvero molto interessanti: una di queste è la regola dei due minuti.  In “Detto fatto” (Getting Things Done) un passo importante è quello nel quale si prendono delle decisioni prima di iniziare a produrre. Questo concetto è utilissimo e si sovrappone ad altri sistemi di produttività personale o anche con modelli di buon comportamento.Quindi prendi tutte le cose che hai raccolto e, una alla volta, decidi cosa hai intenzione di fare con esse. Alcune vanno fatte urgentemente, altre hanno una priorità diversa, alcune vanno cancellate. E altre ancora delegate. Di questa lista, la prima domanda che dovrai porti quindi è se sarà necessario per te intervenire oppure no. Se la risposta sarà affermativa, lo step successivo sarà capire quale tipo di azione intraprendere… agire subito? settare un tempo? delegare? Ed ecco dove entra in gioco la famosa Regola Dei Due Minuti: se l’azione successiva può essere svolta in due minuti allora falla subito, anche se non è un compito urgente o con alta priorità. Non devono essere esattamente due minuti d’orologio, ma anche tre (ma già cinque sono troppi secondo me… in questo caso li metterei in un faldone di altre cose da fare e ci dedicherei un pomodoro*). Qualche esempio di decisioni da due minuti: Se devi leggere un breve testo per poter prendere la decisione successiva allora leggilo. Se devi inviare un’e-mail o fare una chiamata veloce, allora fallo. Se devi andare a prendere dei libri che potrebbero servirti per l’articolo che stai scrivendo fallo subito. Se stai facendo pratica, ecco alcuni esempi di cose per le quali vale la pena spendere due minuti (o meno) al posto di aggiungerle ad una lista di cose da fare successivamente. Cercare un termine straniero sconosciuto o il sinonimo di una parola che verrà usata in un tuo articolo, nel tuo lavoro o prendere semplicemente appunti su qualcosa che ti sta passando in mente… QUAL’È L’INTENZIONE CHE MUOVE LA REGOLA DEI DUE MINUTI? L’idea è questa: quando organizzi le tue attività, se subentra qualche cosa che richiede meno di due minuti per essere completata è meglio affrontarla e portarla a termine, al posto di perdere tempo a processarla ed organizzarla nella tua lista di cose da fare e tornarci sopra in un secondo momento. La Regola Dei Due Minuti può migliorare enormemente la tua produttività, facendo sì che i tuoi progetti proseguano senza interruzione, oppure evitando che tante cose piccole sovraccarichino il tuo sistema (so bene che tirare una bella riga sopra le cose fatte da un bel senso di soddisfazione, ma ricordiamoci che il nostro obiettivo è portare a casa il compito finale – vedi regola del tre per focalizzarti sulle cose che davvero vuoi – e non di riempiere un foglio di righe). Il libro di David Allen, “Detto Fatto/ Getting Things Done”, non è uno di quei libri che tengo sul comodino solo per leggerne un paio di pagine ed esserne deliziato. Trovo però che i concetti e le tecniche esposte siano di grande valore per riuscire a dare una direzione alla gestione del mio tempo e della mia produttività. Non uso consciamente un grande numero di idee di Allen ma è probabile che molte delle soluzioni che ho utilizzate, subiscano il frame del sistema illustrato su “Detto Fatto/ Getting Things Done”.

E’ sempre tempo di Coaching!”

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* ”La tecnica del pomodoro” sviluppata da Francesco Cirillo negli anni ’80. Cercate nell’archivio del Blog, troverete il post, in cui ne parlo.

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