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“Ottimizzare il tempo” è un’espressione che può suonare un po’ ansiogena per noi italiani, ma il tempo non è altro che la sostanza di cui è fatta la nostra vita e sprecarlo significa di fatto sprecare la nostra esistenza.

“Molto tempo abbiamo, eppure molto ne sprechiamo”

(Seneca)

È tempo di riprenderci il nostro tempo. 168 ore. Tante ne abbiamo a disposizione in una settimana. Ipotizzando di dormire 8 ore al giorno, di lavorarne altre 8, di dedicarne almeno 4 a pasti e commissioni varie e di prenderne infine un paio per il nostro tempo libero… beh, ce ne rimangono comunque a disposizione altre 30 che spesso non sappiamo dove diamine vadano a finire. La nostra vita infatti sembra diventata sempre più frenetica, anche se alla fin fine concludiamo sempre meno. Evidentemente c’è qualcosa che non va…  

Ottimizzare il tempo non significa certo diventare dei robot “perfettini”, in grado di incastrare ogni impegno al millesimo di secondo. No! Ottimizzare il tempo vuol dire soprattutto capire dove stiamo sprecando la nostra risorsa più importante. Ecco perché nell’articolo di oggi vorrei parlarvi degli sprechi principali che non vi permettono di sfruttare al massimo il tempo a nostra disposizione.

Individuateli, sbarazzatevene e troverete finalmente il tempo per fare ciò che amate davvero.

Prima di vedere gli sprechi però devo parlarvi brevemente di una filosofia di lavoro (e di vita): la filosofia “snella”. Ottimizzare il tempo grazie alla filosofia lean…

“il peggiore spreco è quelle che non siamo disposti a riconoscere”

 (Shigeo Shingo uno dei padri fondatori della Lean Manufacturing)

Nella mia attività di Maneger mi è capitato spesso di dover approfondire le questioni legate allo sviluppo di nuovi modelli produttivi.

È stato durante questi approfondimenti che ho incontrato per la prima volta il “lean manufacturing” (produzione snella). La metodologia lean si è sviluppata in Giappone grazie soprattutto al successo del Toyota Production System, che negli anni ’90 permise alla casa automobilistica nipponica di invadere il mercato statunitense con auto a basso prezzo e di elevata qualità.

Insomma la filosofia lean ha rivoluzionato interi settori: dalla metalmeccanica, all’informatica, dalla sanità all’amministrazione pubblica. E il principio cardine su cui si basa è piuttosto semplice: eliminare gli sprechi.

Ecco allora gli sprechi che dovete eliminare per ottimizzare il tempo a vostra disposizione e vivere una vita più “snella” e appagante.  

Vi è mai capitato di prendere l’uscita dell’autostrada sbagliata?

Quando capita, le imprecazioni che lanciate sono direttamente proporzionali ai chilometri che si aggiungono al vostro viaggio. Insomma, un attimo di disattenzione e vi ritrovate a buttar via una mezz’ora di vita come niente fosse. Intendiamoci, errare è umano, eppure nella nostra vita personale o lavorativa commettiamo troppe volte gli stessi errori o, guarda caso, siamo sempre i più… “sfortunati”!  Naturalmente alla base di questi errori ci possono essere molti fattori (alcuni li vedremo più avanti), eppure molte delle “cavolate” che commettiamo, spesso accadono perché ci mettiamo troppa poca concentrazione. Viviamo perennemente in questo stato di distrazione in cui cerchiamo di fare mille cose insieme (di cui 999 superflue), senza farne nessuna davvero bene. Forse ve lo hanno già detto, ma ripeterlo, in questo caso, non è uno spreco: DEVI FARE UNA COSA ALLA VOLTA… e devi farla con la massima attenzione.

“la semplicità è la necessità di distinguere sempre, ogni giorno, l’esenziale dal superfluo”

(Ermanno Olmi)

La nostra insicurezza spesso è alla base del secondo spreco di cui dobbiamo sbarazzarci per ottimizzare il tempo: la sovrapproduzione.

In ambito industriale, sfornare a ciclo continuo prodotti che poi non vengono acquistati dai clienti può essere un errore fatale. Ma la “sovrapproduzione” è una piaga che colpisce anche la nostra vita professionale, universitaria e personale. Pensa ad esempio a… Report, memo e messaggi email con in copia anche il Padre eterno, su cui spendiamo ore e che saranno letti solo dallo stagista assunto una settimana fa. I micidiali riassuntini, che non servono ad una beneamata ‘cippa fritta’ (come ti ho già spiegato qui sul Blog), ma che in compenso ci danno l’impressione di aver fatto il nostro dovere… Così come gli infiniti messaggini su Whatsapp e Messenger per organizzare una pizzata, che possono essere tranquillamente sostituiti da una telefonata di 2 minuti netti. Insomma, invece di fare le poche azioni difficili, ma essenziali, preferiamo quasi sempre dilungarci in attività inutili ma che ci riescono facili e ci danno quindi quell’illusorio senso di sicurezza e tranquillità.

Attese superflue, ottimizzare-il-tempo-fila. Uno degli elementi chiave della lean manufacturing è il concetto di flusso. Tutto deve scorrere nella maniera più fluida possibile: senza intoppi, senza colli di bottiglia, senza inutili attese. Scommetto però che se provi a visualizzare la tua vita, più che ad un flusso che scorre placidamente, somiglia ad una corsa ad ostacoli, piena di imprevisti, pit- stop forzati ed estenuanti perdite di tempo.

Esistono due modi per gestire le attese in modo efficace: Molte attese derivano dalla nostra scarsa pianificazione. Quando ad esempio ci accorgiamo che per completare un lavoro, o studiare un esame, ci manca del materiale, stiamo generando un’attesa che potrebbe essere semplicemente eliminata con un minimo di organizzazione.  Sfruttarle. Ci sono casi invece in cui le attese sono al di fuori del nostro controllo. Insomma, le subiamo e possiamo farci poco… oppure no? Come mi capita di ripetere spesso, io la mia Crescita Personale l’ho praticamente presa tra i cunicoli della metropolitana di Milano. I famosi “tempi morti” (in metro, in banca, in fila al supermercato, etc.) sono da sempre le migliori occasioni per formarmi con qualche nuovo audiolibro o podcast.

La movimentazione merci, all’interno e all’esterno di un polo produttivo, rappresenta uno dei costi più ingenti (in termini di soldi e di tempo) sostenuti da un’azienda. Ma spesso di trasporti inutili è piena anche la nostra vita. Basti pensare che l’Italia è uno dei paesi col più alto tasso di pendolari: studenti e lavoratori che sprecano 1, 2 o addirittura 3 ore al giorno su strada o su rotaia.

La scelta di essere pendolari è spesso dettata da vincoli economici, lo capisco, ma non sempre è così. Spesso scegliamo di essere pendolari perché vivere a casa con mammà che ci prepara la cena, nel nostro paesiello, con i nostri amici delle scuole medie è… COMODO. Poco importa se la nostra vita se ne va in coda al casello o stipati in qualche vagone ferroviario maleodorante…

E’ sempre tempo di Coaching!

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